В любой компании, где есть сотрудники, должна быть кадровая документация. Частые проверки и строгие наказания за ошибки в управлении персоналом требуют корректного ее ведения и заполнения. От этого во многом зависит благополучие фирмы. Сегодня рынок труда испытывает потребность в специалистах, которые смогут наладить кадровое администрирование на высокопрофессиональном уровне. Обезопасить бизнес от трудовых споров, санкций и штрафов позволяет аутсорсинг проверки делопроизводства, стоимость которого оправдана как для малого, так и для большого предприятия.

Проведение проверки кадровой документации собственными силами

Провести кадровый аудит можно и самостоятельно, но для этого нужно соблюсти ряд условий. Так, в компании должен быть хотя бы один сотрудник, который отвечает определенным требованиям:

  • имеет необходимый багаж знаний и опыт проведения подобных проверок;
  • компетентен в актуальном трудовом законодательстве и особенностях его применения на практике;
  • обладает необходимыми личностными характеристиками: аккуратность, ответственность, внимание к деталям;
  • умеет выявлять ошибки и находить пути их исправления.

Не все компании имеют нужные ресурсы для проведения подобных проверок, поскольку нанимать высокопрофессионального человека для выполнения несложных повседневных заданий нецелесообразно. Также сотруднику, находящемуся внутри процесса, часто сложно дистанцироваться, взглянуть на картину со стороны.

В решении поставленной задачи играет роль и личностный фактор. При проверке собственной работы не каждый захочет обнародовать свои недочеты. Если проводится аудит функционала других сотрудников, результаты проверки могут зависеть от личных отношений между аудитором и этими работниками.

В чем преимущества внешнего аудита делопроизводства

Чтобы не довести недочеты в кадровом делопроизводстве до критической ситуации, стоит воспользоваться услугами компании-подрядчика. Это позволяет нивелировать все минусы, которые возникают при проведении самостоятельной проверки. Преимущества внешнего аудита:

  1. Профессионализм и опыт сотрудников. Лучшие аутсорсинговые компании имеют в своем штате квалифицированных специалистов. Они работают со многими клиентами, часто проводят кадровые проверки, поэтому обладают необходимыми навыками.
  2. Знание и применение трудового законодательства на практике. Аутсорсеры постоянно следят за последними изменениями. Они знают, как применять их в разных компаниях.
  3. Отсутствие личных оценок, субъективизма. Задачи аутсорсинговой компании – выявить нарушения и дать обоснованные рекомендации по их устранению. Эти специалисты не будут ничего скрывать и кого-то покрывать.
  4. Профессиональный взгляд со стороны. Внешнему аудитору легче оценить рабочий процесс и выявить слабые места.

Аутсорсер может проводить дистанционную или выездную проверку. Компания гарантирует сохранение конфиденциальности данных.

Кому доверить проверку делопроизводства: выбираем аутсорсера грамотно

Поскольку внешний аудитор получает доступ к конфиденциальным данным и несет ответственность за результаты своей работы, доверять проверку кадровой документации стоит только профессионалам. Для этого нужно учесть следующие факторы:

  1. Дата основания компании. Чем фирма старше, тем больше опыта у сотрудников. Внушительный возраст аутсорсера указывает на качество предоставляемых услуг. Если бы оно было неприемлемое, компания бы не смогла удержаться на плаву.
  2. Основные направления деятельности. Подрядчик должен иметь опыт работы не только в аудите, но и в ведении кадровой документации.
  3. Клиенты компании, их количество. Если аутсорсер сотрудничает с известными фирмами, это говорит о том, что он уверенно занимает свое место на рынке. Сомневаться в качестве предоставляемых услуг в этом случае не приходится. Подтвердить профессионализм могут и положительные отзывы от клиентов.

Тщательный подход к выбору аутсорсера гарантирует уверенность компании в качественном выполнении делегируемых функций.