Деловые письма пишут, чтобы предъявить претензию, спросить разрешение, забронировать номер в отеле или откликнуться на вакансию. Какой бы ни была цель письма, важно быть понятым и донести свой посыл. Собираясь на встречу для обсуждения важной сделки, человек надевает строгую одежду. В деловой переписке на английском, как и в случае с дресс-кодом, важно «нарядить» письмо более формально.      

Как обратиться к человеку в письме? 

1) Если вы лично знакомы с получателем письма, начните с обращения по имени: Dear Mary или Dear Henry. 

2) Если вы не очень хорошо знакомы, но знаете имя адресата, обратитесь как: Dear Mr Smith, Dear Dr Cork, Dear Miss Robinson, Dear Mrs Barbour (Mrs – возможный устаревший вариант ) или Dear Ms Burberry. Если сомневаетесь, какое из трех последних сокращений выбрать, пишите Ms. 

3) Если не знаете даже имени получателя, начните письмо с Dear Sir, Madam или Dear Madam. 

4) Dear Jones – такое обращение будет уместно, неизвестно, кому пишете – женщине или мужчине.  

5) To Whom It May Concern – это обращение используется, когда письмо отправляют учреждению. 

  • Приветствие выделяется запятой, а после обращения к неизвестному адресату – To Whom It May Concern – следует двоеточие. 
  • В британском варианте английского после приставок Mr, Ms, и Dr точки не нужны, форма Mrs уже считается устаревшей. В американском – точки ставят. Избегайте восклицательных знаков (!) в приветствиях. 
  • В конце строк во вступительном обращении и заключении запятые не нужны.

Каким должно быть содержание делового письма:

  • Подумайте над содержанием.
  • Пишите короткими предложениями, чтобы было понятнее. 
  • Проверьте текст, уберите все лишнее.
  • Тональность обращения в письме очень важна, но порой подобрать правильный тон непросто. В письме должна чувствоваться твердость и решительность, но при этом и вежливость. Деловое письмо должно звучать «по-деловому», поэтому избегайте разговорной лексики. 
  • Подумайте о цели письма, добавьте все нужные детали. Например, если откликаетесь на вакансию, расскажите, почему вы считаете, что подойдете на определенную должность. Если это письменная претензия, подробно опишите, что произошло – с именами, адресами, датами. Для каждого пункта нужен отдельный абзац.

Тело письма

Есть два способа начать деловое письмо. Это может быть обращение к прошлым контактам, например телефонному разговору, деловой встрече, переписке. Или же первое обращение к адресату. 

Обращение к предыдущему разговору   

I am writing regarding (обращаюсь к вам по поводу)

our phone call … (нашего телефонного разговора)

I am writing In reply to your request … (в ответ на вашу просьбу)

Обращение впервые

I am writing to (пишу, чтобы)

tell you that …  (сообщить вам о)

complain about … пожаловаться на

Просьба 

I was wondering if you’d … (Не могли бы вы)

give me some advice (дать мне совет)

Could you possibly tell us …(Возможно, вы расскажете нам …)

Хорошие новости 

We would like to announce that … (Мы хотим объявить, что …)

Выражение сожаления 

Unfortunately we cannot … (К сожалению, мы не можем …)

trade viably from this location (вести бизнес должным образом из этой локации)

Заключение

Please, find the attached file you requested yesterday. (К письму прилагаются файлы, вы спросили о них вчера.)

Предложение помощи 

If you require any further information, feel free to contact us. (Обращайтесь, если хотите узнать больше)

Будущая встреча 

We are looking forward to meeting you on September 21 in New York. (Ждем встречи 21 сентября в Нью-Йорке)

Как подписать письмо? 

Формально

Согласно Oxford Handbook of Commercial Correspondence, если письмо начинается с обращения Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam или Dear Sir/Madam, «To Whom It May Concern», будет вежливо закончить его словами «Yours faithfully», после чего добавьте свое имя и должность в компании.     

Менее формально

Если письмо начинается с обращения по имени, например Dear Mr Sterling, Dear Mrs Robinson или Dear Ms James, в конце нужно добавить «Yours sincerely».

Неформально

  • В письме хорошо знакомому человеку на прощание можно пожелать: «Best wishes».
  • Если вы очень хорошо знакомы с тем, кому пишите, можно закончить письмо типичной формулировкой: Yours или With very best wishes. 
  • В качестве подписи может быть ваше имя, если вы обращаетесь друг к другу по имени (on first-name terms, то есть на «ты»). Если нужно добавить письму больше формальности – нужно имя и фамилия. Но без каких-либо приставок, как то: mr, ms, sir.

Вот пример письма, которое мог бы написать сотрудник рекламного отдела. Организация вымышленная, но текст письма вполне реальный. Полезные фразы в теле письма выделены «жирным» шрифтом:

Business Reminder Email

To: [email protected] 

Subject: A business reminder 

Dear Ms Davenport 

Terms of delivery

As you requested, please find attached our Terms of delivery for your attention.

You will find all of our advertising campaigns in the lower right-hand corner. Additional information on these campaigns can be found on our website sbulk.com in the New campaign section of the website. As a text offer, you can get them during a six months period at a discount of 15%.

Should you need further information, please do not hesitate to contact me. Should I not be at work, my co-worker, Ms Vivienne Jones, will help you.

We are looking forward to hearing from you soon.

Yours sincerely

Jaden McDaniels

Advertising manager.

Attachments: 2021 Doc, Terms of delivery.