Упорядочивание документов - это необходимое занятие, чтобы работа в офисе была эффективной. Невозможно скрыть, что большая часть людей, которые из-за своих служебных обязанностей должны разделять документы, не очень любит эту деятельность. Очень эффективным способом быстрой сортировки деловых документов для поддержания порядка в них является использование папок-сегрегаторов kanckapital.com.ua/papka-registrator-i-papka-segregator.
Такие папки не только упрощают поддержание порядка в документах, но и делают поиск того, что необходимо в данный момент минутным делом. Преимущество сбора документов в папках-сегрегаторах заключается также в том, что в каждой из них макет является логичным, нет необходимости применять какие-либо сложные процедуры. Дополнительным преимуществом использования файловых папок является то, что даже у сотрудников, заменяющих людей, постоянно участвующих в документации компании, не будет проблем с поиском необходимых документов.
Папки-регистраторы и папки-сегрегаторы необходимы для эффективного управления. Для архивирования документов также будут использоваться такие аксессуары, как коробки, этикетки и маркеры. Однако в хорошем хранилище документов папки файлов всегда играют ключевую роль.
Шаг 1: Разработать стратегию
Сначала нужно создать эффективный способ работы с документами. Прежде всего, необходимо провести аудит документов - некоторые подходят только для измельчителей, другие отправятся в переплет, а затем в ящик, в котором они будут храниться в течение нескольких лет. Аудит поможет нам выяснить, с какими документами мы имеем дело. Это поможет нам выбрать, как их организовать. После аудита мы также узнаем, сколько файлов в папке нам потребуется. Может оказаться, что нам нужна только одна папка для определенных документов, но нам придется купить несколько экземпляров для других.
Шаг 2: Сортировка документов
Когда мы определяем категории и готовим файлы, мы должны сортировать документы. Если мы сталкиваемся с документом, который нельзя отнести ни к одной категории - мы отложим его, мы разберемся с ним позже.
Шаг 3: Выбор места хранения
Мы помещаем документы, которые мы выбрали, в папки в местах, наиболее подходящих для них. Те, которые нам понадобятся, практически сразу разместим в таком месте, чтобы они были у вас под рукой. Папки-регистраторы удобнее размещать в хронологическом порядке. Документы, подлежащие архивированию, помещаются в коробку и, в свою очередь, в шкаф. Работа будет идти очень гладко, когда мы подготовим все заранее.