Почему без гостиничных чеков и отчетных документов из командировки лучше не возвращаться?

Хотите, чтобы после деловой поездки вам вернули все потраченные на проживание деньги?

Не забудьте взять гостиничные чеки на ресепшне отеля (есть и другой вариант, но о нем чуть позже).

ДЛЯ СПРАВКИ: В перечне отчетных документов по командировочным именно гостиничный чек первичен по значению. Если он есть на руках – расходы легко подтвердить. Значит – компенсацию затрат вам точно выплатят (или не заставят вернуть то, что выдали авансом).

Часто для авансового отчета требуются и иные сопутствующие бумаги из гостиничного комплекса: счет, копия прайса, акт о предоставленных услугах. Обязательно уточняйте, какие документы везти из командировки, чтобы потом не было претензий от бухгалтера...

Нюансы по чекам из гостиниц

На отчетные документы для командировочных у Закона свои «виды». Точнее – они должны соответствовать точным правилам и бланкам, установленным Правительством.

Администраторы гостиниц точно соблюдают требования при заполнении документации. Но человеческий фактор никто не отменял, потому обязательно проверьте, чтобы в чеке точно были:

  • ИНН отеля и QR-код
  • Счета с мокрой печатью
  • Данные о городе, в котором вы останавливались
  • Даты выпуска кассового чека и остальных бумаг

ВАЖНО: После получения гостиничных чеков ваше руководство может проверить факт проживания в указанном отеле. Звонок на ресепшн и подтверждение от персонала станут доказательством того, что документация подлинная (а не куплена у мошенников в метро).

Для тех, кто не любит гостиничные номера, есть альтернатива

  • Что делать, если вас командируют туда, где есть родственники и друзья – и вы можете пожить у них?
  • Как поступить, когда хочется немного заработать на разнице в цене отеля и хостела/квартиры?
  • Как выкрутиться, если жил в гостинице, и чеки выдали, но потом они банально потерялись в дороге?

Можно смириться с тем, что деньги, выданные авансом на жилье, придется вернуть в кассу. Или... Оформить отчетные документы в специальной компании (даже дистанционно).

ПОЯСНЕНИЕ: Сделанные на заказ гостиничные чеки будут также легальны, если в них прописан реальный отель Петербурга, и факт «проживания» завизирован в книге гостей.

***

Позаботьтесь о чистой отчетности, чтобы на работе не возникло придирок к привезенным командировочным документам. Помните – только доказанные расходы подлежат однозначной компенсации!